CoCoSplit is een hulpmiddel om gedeelde kosten te organiseren. De berekeningen die de applicatie maakt, verdeelsleutels, saldi, verrekensbedragen, zijn gebaseerd op de gegevens die de gebruiker zelf invoert. CoCoSplit garandeert niet dat deze berekeningen correct, volledig of juridisch bindend zijn.
De gebruiker is als enige verantwoordelijk voor het controleren van alle ingevoerde gegevens en de resulterende berekeningen. CoCoSplit, noch haar maker, kan aansprakelijk worden gesteld voor schade, fouten, misverstanden of juridische gevolgen die voortvloeien uit het gebruik van de applicatie, ook niet bij software-bugs, rekenfouten of een onjuiste interpretatie van een vonnis of akkoord.
CoCoSplit vervangt geen juridisch advies. Raadpleeg steeds een advocaat, notaris of bemiddelaar voor officiële afspraken over onderhoudsbijdragen en kindkosten.
CoCoSplit is een project van 28 Development – David Houthoofdt (hierna: "de maker"), met maatschappelijke zetel te Stationsstraat 97 bus 6, 8340 Sijsele, België. BTW-nummer: BE 0556.883.433. De applicatie is bestemd als organisatiehulpmiddel voor co-ouders, zorgverleners en andere huishoudens die kosten delen, en wordt aangeboden als een digitale dienst.
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elk gebruik van de CoCoSplit-applicatie en -website. Door een account aan te maken of de applicatie te gebruiken, aanvaardt de gebruiker deze voorwaarden uitdrukkelijk en onvoorwaardelijk. Indien de gebruiker deze voorwaarden niet aanvaardt, dient hij of zij geen gebruik te maken van de dienst.
CoCoSplit is uitsluitend bestemd voor personen die de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt. Door een account aan te maken, bevestigt de gebruiker meerderjarig te zijn. De maker behoudt zich het recht voor om accounts van minderjarigen zonder voorafgaande kennisgeving te verwijderen. Een minderjarige kan zich op zijn contractonbekwaamheid beroepen; de maker aanvaardt daarvoor geen aansprakelijkheid.
Kinderen (co-ouderschap) en zorgvragers (zorg) kunnen de beperkte self-portal gebruiken zonder eigen account (zie artikel 12). Zij sluiten daarbij zelf geen overeenkomst met de maker: de gebruiker die de toegang aanzet, blijft verantwoordelijk voor dat gebruik en verklaart daartoe bevoegd te zijn (als ouder, of met toestemming van de zorgvrager of als diens vertegenwoordiger).
Door gebruik te maken van CoCoSplit verbindt de gebruiker zich ertoe:
Het is de gebruiker uitdrukkelijk verboden om:
Bij vaststelling van verboden gebruik behoudt de maker zich het recht voor het account onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving te blokkeren of te verwijderen, zonder enige terugbetaling.
CoCoSplit wordt aangeboden in verschillende formules (inclusief BTW): een gratis formule met beperkte limieten en betaalde formules (zoals Plus en Pro) met ruimere limieten: onder meer het aantal zelf aan te maken gezinnen, het aantal facturen en AI-scans per maand, en PDF/CSV-export. Een formule geldt per gebruikersaccount; leden die je uitnodigt in een gezin betalen niets. De actuele tarieven en formules staan vermeld op de prijzenpagina van de website en in de applicatie. De abonnementsperiode loopt per maand of per jaar en wordt automatisch verlengd tenzij de gebruiker tijdig opzegt. Bij niet-verlenging valt de gebruiker automatisch terug op de gratis formule: ingevoerde gegevens blijven raadpleegbaar, maar functies boven de limieten van die formule (zoals extra AI-scans of export) zijn niet langer beschikbaar.
Overeenkomstig de Europese consumentenwetgeving (Richtlijn 2011/83/EU) heeft de gebruiker het recht om een overeenkomst voor digitale diensten te herroepen binnen 14 kalenderdagen na het sluiten van de overeenkomst, zonder opgave van reden.
Uitzondering: dit herroepingsrecht vervalt zodra de gebruiker de digitale dienst effectief begint te gebruiken, d.w.z. vanaf het moment dat gegevens worden ingevoerd of de applicatie actief wordt geconsulteerd, en de gebruiker hier uitdrukkelijk mee heeft ingestemd bij registratie. Door een account aan te maken en de dienst te activeren, bevestigt de gebruiker dat hij of zij begrijpt dat het herroepingsrecht daardoor vervalt.
De gebruiker kan het abonnement op elk moment opzeggen via de instellingenpagina in de applicatie of per e-mail. De opzegging gaat in aan het einde van de lopende betaalde periode (maand of jaar, naargelang de gekozen formule); tot dan behoudt de gebruiker volledige toegang. Reeds betaalde periodes worden niet terugbetaald (zie artikel 6).
Bij opzegging of verwijdering van het account geldt het volgende:
De maker behoudt zich het recht voor een account eenzijdig te beëindigen bij overtreding van deze voorwaarden, zonder terugbetaling van het lopende abonnement.
De maker van CoCoSplit is niet aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade die voortvloeit uit:
In de mate dat aansprakelijkheid niet volledig kan worden uitgesloten krachtens dwingend recht, is de totale aansprakelijkheid van de maker in elk geval beperkt tot het door de gebruiker betaalde abonnementsbedrag in de drie maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit.
Deze beperking geldt ook wanneer de maker op de hoogte was of had kunnen zijn van de mogelijkheid van dergelijke schade.
Niets in CoCoSplit, noch de berekeningen, noch de teksten, noch de documentatie, vormt juridisch, financieel of fiscaal advies. Voor officiële afspraken over onderhoudsbijdragen, verdeelsleutels of kindkosten dient de gebruiker steeds een erkend professional te raadplegen.
In het bijzonder beoordeelt CoCoSplit niet of een kost fiscaal aftrekbaar is. De aanduiding "fiscaal aftrekbaar" bij een uitgave is een manuele markering door de gebruiker zelf; de categorie levert hooguit een startsuggestie. De applicatie (en de eventuele AI-verwerking) maakt hierover geen inschatting. De gebruiker is als enige verantwoordelijk voor de juistheid van deze markering en raadpleegt bij twijfel een boekhouder of belastingadviseur.
CoCoSplit berekent verdelingen en saldi op basis van door de gebruiker ingevoerde parameters (verdeelsleutel, bedragen, terugbetalingen, enz.). De applicatie doet geen uitspraken over de juridische geldigheid van die parameters. De gebruiker draagt de volledige verantwoordelijkheid voor:
De maker treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (GDPR). De verwerking van persoonsgegevens geschiedt op de volgende rechtsgrondslagen:
Gevoelige gegevens (namen, IBAN-nummers, factuurinhoud, notities, gerechtelijke documenten zoals vonnissen) worden versleuteld opgeslagen. Gegevens worden nooit verkocht, verhuurd of gedeeld met derden, behoudens wettelijke verplichting.
Gebruik van AI-verwerking (AI-scans): gebruikers kunnen, binnen de limieten van hun formule, factuurbestanden (PDF of afbeelding) laten verwerken door een AI-model van Anthropic (Claude). Ook de gratis formule bevat een beperkt aantal proef-scans; onderstaande geldt dus voor élke gebruiker die de scanfunctie gebruikt, ongeacht de formule. Bij deze verwerking wordt de inhoud van het bestand tijdelijk verstuurd naar de API-servers van Anthropic Inc. (VS). Anthropic gebruikt de ingediende documenten niet voor het trainen van zijn modellen en slaat de inhoud niet permanent op. De doorgifte naar een derde land (VS) is rechtmatig op basis van het EU-US Data Privacy Framework, waarbij Anthropic gecertificeerd is. Documenten worden enkel verstuurd wanneer de gebruiker zelf de scanfunctie start of bijlagen laat verwerken via het persoonlijk inbox-adres (zie verder); wie de functie niet gebruikt, verzendt geen documenten naar externe AI-diensten. CoCoSplit sluit met Anthropic een verwerkersovereenkomst (DPA) af conform artikel 28 GDPR. CoCoSplit registreert per AI-verwerking het e-mailadres van de gebruiker, het bestandstype en de geschatte kostprijs (op basis van tokengebruik). Deze gegevens worden uitsluitend intern gebruikt voor operationeel beheer en kostenbeheer door de maker, en worden niet gedeeld met derden. De rechtsgrondslag is het gerechtvaardigd belang van de maker (art. 6.1.f GDPR).
E-mailcommunicatie via Brevo: CoCoSplit verstuurt transactionele e-mails via Brevo NV (voorheen Sendinblue), gevestigd in de EU. De volgende geautomatiseerde e-mails worden verstuurd: een welkomstbericht bij registratie, een wachtwoord-herstellink bij een herstelverzoek, een uitnodigingsmail wanneer een gezinslid per e-mail wordt uitgenodigd, en een melding bij wijziging van de factuurstatus voor de andere leden van het gezin. Brevo verwerkt hiertoe het e-mailadres en de naam van de ontvanger. Daarnaast verstuurt CoCoSplit meldingen die de gebruiker zelf aanzet of die rechtstreeks volgen uit een actie in het gezin, zoals een melding wanneer een door de gebruiker aangemaakte QR-code gescand wordt of wanneer medicatie geregistreerd wordt. Brevo treedt op als verwerker conform artikel 28 GDPR en is GDPR-conform.
Betalingen via Mollie: abonnementsbetalingen worden verwerkt door Mollie B.V. (Amsterdam, Nederland), een erkende betaalinstelling. CoCoSplit geeft hiervoor de naam en het e-mailadres van de gebruiker door; de betaalgegevens zelf (kaart- of rekeninggegevens) worden door Mollie verwerkt en niet door CoCoSplit opgeslagen. Mollie treedt voor de betaling op als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke conform haar eigen privacyverklaring. De rechtsgrondslag is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b GDPR).
Meldingen in de applicatie: meldingen (bv. over een nieuwe uitgave, een gewijzigde afspraak of een geregistreerde medicatie) worden bewaard zodat de gebruiker gemiste meldingen later kan terugvinden. Ze worden automatisch verwijderd: gelezen meldingen na 60 dagen, ongelezen meldingen na 180 dagen.
Gedeelde toegang (observer-rol): de gebruiker kan derden (bv. een familierechter, bemiddelaar, grootouder of andere betrokkene) als waarnemer toevoegen aan een gezin. Een waarnemer krijgt leestoegang tot alle gezinsgegevens: uitgaven, saldi, kalender, documenten en, indien van toepassing, medicatiegegevens van kinderen of de zorgvrager. De waarnemer kan geen gegevens toevoegen, wijzigen of verwijderen. Door een waarnemer uit te nodigen, geeft de gebruiker uitdrukkelijk toestemming voor deze gedeelde toegang. De gebruiker kan een waarnemer op elk moment verwijderen via de gezinsinstellingen, waarna de toegang onmiddellijk vervalt. De rechtsgrondslag is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b GDPR) en, voor bijzondere categorieën, de expliciete toestemming van de gebruiker (art. 9.2.a GDPR).
Professioneel toegangsportaal (CoVivo, enkel voor erkende professionals): CoCoSplit biedt een apart portaal (CoVivo) voor erkende professionals zoals notarissen, advocaten en familiebemiddelaars. Een professional kan door een gezin uitgenodigd worden als professionele waarnemer en krijgt via dit portaal leestoegang tot de dossiergegevens van dat gezin: uitgaven, verrekeningstotalen, betalingshistorie, de overdracht (co-ouderschap) en enkel die documenten die het gezin uitdrukkelijk met de professional deelt (documenten zijn standaard niet gedeeld). Gezin en professional kunnen via CoVivo berichten uitwisselen; berichten en bijlagen worden versleuteld opgeslagen en zijn enkel zichtbaar voor het gezin en de betrokken professional. In principe kan de professional geen gegevens toevoegen, wijzigen of verwijderen. Uitzondering: bij schuldbemiddeling krijgt de uitgenodigde schuldbemiddelaar schrijfrechten in het dossier, omdat het opstellen en opvolgen van het aanzuiveringsplan net zijn taak is (zie verder). Toegang via CoVivo vereist een apart professioneel account, beveiligd met tweestapsverificatie, en een uitdrukkelijke uitnodiging van het gezin. De rechtsgrondslag is de expliciete toestemming van de gebruiker (art. 6.1.a GDPR). Het gezin kan de toegang van de professional op elk moment intrekken.
Zorglogboek (enkel zorg): CoCoSplit biedt een optionele zorglogboekmodule voor zorgdossiers. Zorgverleners kunnen hiermee dagelijkse zorgactiviteiten (aanwezigheid, uitgevoerde handelingen, stemming, notities) registreren per zorgvrager. Deze gegevens zijn persoonsgegevens van de zorgvrager en kunnen, bij gebruik van de medicatiemodule, bijzondere categorieën van persoonsgegevens bevatten (art. 9 GDPR). De verwerking berust op de expliciete toestemming van de gebruiker (art. 9.2.a GDPR). Zorglogboekgegevens worden enkel gedeeld met de andere zorgverleners binnen hetzelfde gezin, met externe zorgverleners aan wie de gebruiker daarvoor uitdrukkelijk toegang gaf via het zorgportaal (zie verder) en, indien uitgenodigd, met waarnemers. De gebruiker kan zorglogboekgegevens op elk moment verwijderen.
Medisch profiel (enkel zorg): CoCoSplit biedt een optionele module waarmee zorgverleners een medisch profiel van de zorgvrager kunnen bijhouden: chronische aandoeningen, allergieën en intoleranties, dieetvoorschriften, contactgegevens van de huisarts en specialisten, en het RIZIV-nummer. Dit zijn bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 GDPR (gezondheidsgegevens van een derde). De verwerking berust op de expliciete toestemming van de gebruiker (art. 9.2.a GDPR), die wordt gevraagd bij het eerste gebruik van deze module. De gebruiker verklaart daarbij dat de zorgvrager hiervoor toestemming heeft gegeven, of, indien de zorgvrager hiertoe zelf niet in staat is, dat de gebruiker optreedt als diens wettelijke vertegenwoordiger of gemachtigde (bv. via zorgvolmacht, bewindvoering of lastgeving) en aldus bevoegd is om deze gegevens over de zorgvrager in te voeren en binnen het gezin te delen. Het medisch profiel wordt versleuteld opgeslagen en is enkel zichtbaar voor de leden van hetzelfde gezin en eventuele waarnemers die de gebruiker zelf heeft uitgenodigd. De gebruiker kan het medisch profiel op elk moment verwijderen en de gegeven toestemming intrekken via de profielpagina. Zie hieronder voor de Noodblad-QR, waarmee een beperkte subset van deze gegevens ook buiten het gezin toegankelijk kan worden gemaakt.
Noodnummers en contactpersonen (optioneel): gebruikers kunnen een lijst met noodnummers en contactpersonen (bv. huisarts, apotheek, school) opslaan per gezin. Naam, telefoonnummer en eventuele notities worden versleuteld opgeslagen. Deze gegevens worden enkel gedeeld met de andere leden en eventuele waarnemers van het gezin. De verwerking berust op de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b GDPR). De gebruiker kan contactpersonen op elk moment verwijderen.
Zorgplan (enkel zorg): CoCoSplit biedt een optionele zorgplanmodule waarmee zorgverleners een gestructureerd zorgplan per zorgvrager kunnen opstellen: zorgdoelen, verantwoordelijkheden, hulpmiddelen, dagelijkse routine en noodprocedures. Het zorgplan kan worden gecombineerd met het medisch profiel en de noodnummers tot één exporteerbaar PDF-document. Omdat een zorgplan gezondheidsgerelateerde informatie over een derde kan bevatten, kwalificeert dit als een bijzondere categorie van persoonsgegevens (art. 9 GDPR). De verwerking berust op de expliciete toestemming van de gebruiker (art. 9.2.a GDPR). De gebruiker verklaart daarbij dat de zorgvrager hiervoor toestemming heeft gegeven, of, indien de zorgvrager hiertoe zelf niet in staat is, dat de gebruiker optreedt als diens wettelijke vertegenwoordiger of gemachtigde (bv. via zorgvolmacht, bewindvoering of lastgeving) en aldus bevoegd is om dergelijke gegevens over de zorgvrager in te voeren en binnen het gezin te delen. Zorgplangegevens worden versleuteld opgeslagen en enkel gedeeld met de andere zorgverleners binnen hetzelfde gezin en eventuele waarnemers die de gebruiker zelf heeft uitgenodigd. De gebruiker kan het zorgplan op elk moment verwijderen.
Gezondheidsgegevens van de zorgvrager (medicatie, enkel zorg): CoCoSplit biedt een optionele medicatiemodule die uitsluitend beschikbaar is voor gebruikers met een zorgdossier. Hiermee kunnen zorgverleners geneesmiddelen, doseringen, toedieningstijden, arts-informatie en toedieningshistorie van de zorgvrager (bv. een ouder of andere naaste) registreren en onderling coördineren. Dit zijn bijzondere categorieën van persoonsgegevens in de zin van artikel 9 GDPR (gezondheidsgegevens van een derde). De verwerking ervan berust op de expliciete toestemming van de gebruiker (art. 9.2.a GDPR), die wordt gevraagd bij het eerste gebruik van de medicatiefunctie. De gebruiker verklaart daarbij dat de zorgvrager hiervoor toestemming heeft gegeven, of, indien de zorgvrager hiertoe zelf niet in staat is, dat de gebruiker optreedt als diens wettelijke vertegenwoordiger of gemachtigde (bv. via zorgvolmacht, bewindvoering of lastgeving) en aldus bevoegd is om gezondheidsgegevens van de zorgvrager in te voeren en binnen het gezin te delen. De gebruiker kan deze toestemming te allen tijde intrekken door de medicatiegegevens te verwijderen; verwijdering is onmiddellijk en definitief. Medicatienamen en instructies worden versleuteld opgeslagen. Deze gegevens worden gedeeld met de gezinsleden en eventuele waarnemers die de gebruiker zelf heeft uitgenodigd, en, in de beperkte vorm beschreven hieronder, met wie een door de gebruiker aangemaakte Noodblad-QR of Pillenbox-QR scant, met externe zorgverleners via het zorgportaal en met de zorgvrager zelf via de self-portal (zie verder). Wie een toediening registreerde (een gezinslid, een externe zorgverlener of de zorgvrager zelf) wordt bij die registratie bewaard.
Voorschrift scannen met AI (enkel zorg): gebruikers met beschikbare AI-scans in hun formule kunnen in de medicatiemodule een foto of PDF van een doktersvoorschrift laten inlezen door een AI-model van Anthropic (Claude), dat de geneesmiddelen, dosering, arts en inname-momenten uitleest en een medicatie- en schemavoorstel opstelt. Aangezien een voorschrift een bijzondere categorie van persoonsgegevens is (gezondheidsgegevens van een derde, art. 9 GDPR) en de inhoud daarbij tijdelijk wordt verstuurd naar de API-servers van Anthropic Inc. (VS), wordt hiervoor een aparte, uitdrukkelijke toestemming gevraagd, losstaand van de algemene medicatietoestemming en telkens vóór het scannen (art. 9.2.a GDPR). Vóór het verzenden wordt duidelijk getoond welke gegevens naar wie gaan; de gebruiker kan deze toestemming op elk moment intrekken. Anthropic gebruikt de aangeboden documenten niet om zijn modellen te trainen en verwijdert de inhoud automatisch binnen 30 dagen; de doorgifte naar de VS steunt op het EU-US Data Privacy Framework (Anthropic gecertificeerd) en een verwerkersovereenkomst (DPA) conform artikel 28 GDPR. De scan maakt op zichzelf niets aan: de gebruiker controleert en corrigeert elk uitgelezen gegeven en pas bij bevestiging worden de medicatie en de schema's aangemaakt. Per scan worden enkel het e-mailadres van de gebruiker, het bestandstype en de geschatte kostprijs (tokengebruik) intern gelogd voor kosten- en gebruiksbeheer. Gebruikers die de functie niet gebruiken, verzenden geen voorschriften naar externe AI-diensten.
Noodblad-QR en Pillenbox-QR (enkel zorg): vanuit het medisch profiel en de medicatiemodule kan de gebruiker een fysieke QR-code aanmaken (bv. om thuis op te hangen of op de pillendoos te kleven) die, zonder in te loggen, een beperkte subset van gegevens toont aan wie de code scant: het noodblad toont de voornaam van de zorgvrager, allergieën, medicatie en noodcontacten; de pillenbox-QR toont enkel de naam van het geneesmiddel en de eerstvolgende doseringstijd, met een knop om de toediening te bevestigen. Dit is een bewuste, door de gebruiker zelf geïnitieerde doorgifte aan een derde (de hulpverlener of andere persoon die scant) buiten de kring van gezinsleden en waarnemers, met als doel de veiligheid van de zorgvrager in noodsituaties. De rechtsgrondslag hiervoor is dezelfde expliciete toestemming als voor het onderliggende medisch profiel of de medicatiegegevens (art. 9.2.a GDPR), aangevuld met de bescherming van de vitale belangen van de zorgvrager in een noodsituatie (art. 9.2.c GDPR). Elke QR-code is een uniek, herroepbaar token: de gebruiker kan een aangemaakte code op elk moment intrekken, waarna scannen niet langer mogelijk is. Van elke scan wordt enkel het tijdstip en het aantal keer gescand bijgehouden, zodat de gebruiker kan nagaan of en wanneer een code gebruikt is; er wordt geen identificerende informatie over de scanner zelf bewaard.
Zorgportaal voor externe zorgverleners (enkel zorg): de gebruiker kan een externe zorgverlener (bv. een thuisverpleegkundige, poetshulp of buur) toevoegen met naam, functie en optioneel telefoonnummer, en die per zorgvrager een persoonlijke, herroepbare QR-code of link geven. Via die link kan de zorgverlener zonder account enkel de acties uitvoeren die de gebruiker uitdrukkelijk heeft aangevinkt: het zorglogboek invullen of lezen, metingen registreren (bv. bloeddruk of gewicht), medicatie als gegeven of overgeslagen registreren, en een afspraak toevoegen. Metingen en medicatie zijn gezondheidsgegevens (art. 9 GDPR); de rechtsgrondslag is dezelfde expliciete toestemming als voor de onderliggende zorg- en medicatiegegevens (art. 9.2.a GDPR). Wat de zorgverlener registreert, wordt aan diens naam gekoppeld en is zichtbaar voor het gezin; de gezinsleden krijgen een melding wanneer de link gebruikt wordt. Van elke actie via het zorgportaal worden het tijdstip, de omschrijving en het IP-adres bewaard in een beveiligingslog, om misbruik van een gelekte link te kunnen vaststellen (gerechtvaardigd belang, art. 6.1.f GDPR). De gebruiker kan een link of een zorgverlener op elk moment intrekken, waarna de toegang onmiddellijk vervalt.
Self-portal voor kinderen en zorgvragers (zonder account): de gebruiker kan kinderen (co-ouderschap) of een zorgvrager (zorg) toegang geven tot een beperkte, aparte app via een gezinscode en een pincode, zonder e-mailadres of eigen account. Bij zorg zet de gebruiker die toegang per zorgvrager aan en kiest hij welke onderdelen de zorgvrager zelf mag gebruiken. In de self-portal kunnen, naargelang wat is ingeschakeld:
Foto's worden versleuteld opgeslagen. Per toestel wordt een sessie bewaard (een gehashte sleutel, het tijdstip van aanmelden en laatste gebruik, en de browseridentificatie) zodat de gebruiker in de gezinsinstellingen kan zien welke toestellen aangemeld zijn en die kan afmelden. Een nieuwe pincode meldt alle toestellen onmiddellijk af. Wat het kind of de zorgvrager registreert, is zichtbaar voor de gezinsleden en eventuele waarnemers. De gebruiker die de toegang aanzet, verklaart als ouder te handelen of, bij een zorgvrager, dat die hiermee instemt of dat de gebruiker diens vertegenwoordiger is. De rechtsgrondslag is de uitvoering van de overeenkomst met de gebruiker (art. 6.1.b GDPR) en, voor medicatiegegevens, de expliciete toestemming hierboven (art. 9.2.a GDPR).
Schuldbemiddeling: in een schuldbemiddelingsdossier worden gegevens van de cliënt bijgehouden (naam, adres, geboortedatum, rijksregisternummer, contactgegevens en leefgeld), alsook de schuldeisers, de schulden, het aanzuiveringsplan en de verstuurde brieven. De verwerking berust op de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b GDPR); het rijksregisternummer wordt enkel verwerkt voor zover de schuldbemiddelaar daartoe wettelijk gemachtigd is, en het is de verantwoordelijkheid van de gebruiker en de bemiddelaar om dat na te gaan. Deze gegevens zijn enkel toegankelijk voor de leden van het dossier en de uitgenodigde schuldbemiddelaar of waarnemers. Brieven aan schuldeisers worden enkel opgemaakt op initiatief van de gebruiker of de bemiddelaar.
Overdracht (co-ouderschap): bij de wissel tussen de ouders kan een checklist worden bijgehouden van wat meegaat, met optioneel een opmerking en foto per item. Foto's worden versleuteld opgeslagen en zijn enkel zichtbaar voor de gezinsleden en eventuele waarnemers. De rechtsgrondslag is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b GDPR).
Gecertificeerde exports en documenten voor derden: de gebruiker kan een PDF-export als gecertificeerd laten opmaken, bv. om aan een rechtbank, notaris of bemiddelaar te bezorgen. Van zo'n export wordt een vingerafdruk (SHA-256) bewaard in een register dat niet meer gewijzigd kan worden, samen met een verificatiecode. Wie de code kent, kan op de publieke verificatiepagina nagaan of een document echt is; die pagina toont enkel het documenttype, een korte omschrijving van wat het document betreft, het tijdstip, de naam en eventuele rol van wie het opmaakte, en de vingerafdruk, nooit de inhoud zelf. Daarnaast kan de gebruiker in de zorgmodus overzichten voor derden exporteren, zoals een overzicht voor de dokter (medicatie, toedieningen, zorglogboek) en een zorgurenrapport. Het bezorgen van zo'n export aan derden gebeurt steeds door de gebruiker zelf. De rechtsgrondslag is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b GDPR) en, voor gezondheidsgegevens, de expliciete toestemming hierboven (art. 9.2.a GDPR).
Persoonlijk inbox-e-mailadres (facturen per mail doorsturen): elke gebruiker krijgt bij registratie automatisch een uniek, persoonlijk e-mailadres toegewezen (in de vorm code@cocosplit.be). Dit adres is permanent en kan niet worden gewijzigd. De gebruiker kan dit adres vrijwillig delen met leveranciers of andere partijen om facturen rechtstreeks in CoCoSplit te ontvangen.
Wanneer een e-mail wordt verstuurd naar dit persoonlijk inbox-adres, verwerkt CoCoSplit de volgende gegevens:
Na succesvolle verwerking wordt de originele e-mail onmiddellijk en definitief verwijderd van de mailserver van CoCoSplit. Enkel de geëxtraheerde factuurgegevens en bijlagen worden bewaard als onderdeel van het CoCoSplit-dossier van de gebruiker, conform de normale bewaartermijnen (zie artikel 12, wettelijke verplichting). E-mails die niet verwerkt kunnen worden (onherkenbaar adres, geen ondersteund bestandsformaat) worden gemarkeerd als gelezen maar niet automatisch verwijderd; de maker verwijdert deze periodiek.
De rechtsgrondslag voor deze verwerking is de uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1.b GDPR): de gebruiker maakt actief gebruik van de functie door het inbox-adres te delen. Indien de gebruiker de AI-functie heeft ingeschakeld, worden bijlagen die via het inbox-adres worden ontvangen op dezelfde wijze verwerkt als manueel geüploade bestanden (zie paragraaf over AI-verwerking hierboven). De gebruiker kan de functie te allen tijde stopzetten door het inbox-adres niet langer te delen; reeds verwerkte factuurgegevens blijven bewaard conform de normale bewaartermijnen.
Cookies: CoCoSplit gebruikt uitsluitend strikt noodzakelijke, functionele cookies: cookies die de gebruiker ingelogd houden (sessie- en verlengingscookies), een beveiligingscookie tegen cross-site-aanvallen (CSRF) en een leesbare vervaldatum zodat de applicatie weet of de sessie nog loopt. Er worden geen tracking-, analyse- of advertentiecookies geplaatst en er worden geen gegevens met advertentienetwerken gedeeld; daarom is geen cookiebanner vereist (deze cookies zijn noodzakelijk voor de gevraagde dienst, art. 6.1.b GDPR). De cookies vervallen automatisch of worden verwijderd bij het uitloggen.
Rechten van de betrokkene: de gebruiker heeft het recht op inzage, rectificatie, verwijdering ("recht om vergeten te worden"), beperking van de verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en bezwaar. Verzoeken kunnen worden ingediend via info@cocosplit.be en worden behandeld binnen 30 dagen.
Procedure voor verwijdering (recht om vergeten te worden): een verwijderingsverzoek dient te worden ingediend per e-mail op info@cocosplit.be met de vermelding "GDPR verwijderingsverzoek" en het e-mailadres van het account. Na verwerking worden alle persoonsgegevens van de gebruiker geanonimiseerd: naam, e-mailadres, rekeningnummer en andere identificeerbare gegevens worden gewist of vervangen door een anonieme aanduiding. De account wordt daarna gedeactiveerd. Omdat de gezinsadministratie een gedeeld dossier is, blijft de gezamenlijke historiek (uitgaven, saldi, kalender) na verwijdering van één lid beschikbaar voor de overige gezinsleden, zij het geanonimiseerd wat het verwijderde lid betreft: die historiek is immers ook hún administratie, en hun rechten en gerechtvaardigde belangen (art. 6.1.f GDPR) wegen hier mee. Pas wanneer alle leden van een gezin hun account hebben verwijderd, worden ook de gedeelde gezinsgegevens, kalendergegevens, documenten en persoonsgegevens van kinderen of zorgvragers definitief gewist. Boekhoudkundige gegevens (facturen, kosten, betalingen) worden conform de Belgische boekhoudwetgeving minimaal 7 jaar bewaard, ook na een verwijderingsverzoek. Dit is een wettelijke verplichting waarop de maker zich beroept (art. 6.1.c GDPR).
Bij een ernstig beveiligingsincident dat persoonsgegevens in gevaar brengt, zal de maker de getroffen gebruikers en de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) informeren binnen de wettelijk vereiste termijnen.
De gebruiker heeft het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
CoCoSplit wordt aangeboden "zoals het is" (as is). De maker doet redelijke inspanningen om de dienst beschikbaar te houden, maar garandeert geen minimale uptime. De maker behoudt zich het recht voor de applicatie op elk moment te wijzigen, tijdelijk offline te halen of definitief te beëindigen. Bij definitieve stopzetting worden betalende gebruikers minimaal 30 dagen op voorhand per e-mail verwittigd en ontvangen zij een prorata-terugbetaling voor de niet-genoten periode.
De maker is niet aansprakelijk voor tekortkomingen in de nakoming van zijn verplichtingen die het gevolg zijn van overmacht, waaronder begrepen maar niet beperkt tot: stroomuitval, serverincidenten bij hostingpartners, DDoS-aanvallen, wettelijke verplichtingen, brand, overstroming of andere omstandigheden buiten de redelijke controle van de maker. Gedurende de periode van overmacht worden de verplichtingen van de maker opgeschort.
Alle intellectuele eigendomsrechten op de CoCoSplit-applicatie, de broncode, het ontwerp, de teksten en de logo's berusten uitsluitend bij de maker. De gebruiker verkrijgt uitsluitend een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor persoonlijk gebruik overeenkomstig deze voorwaarden. Elk ander gebruik, reproductie, verspreiding, afgeleide werken, is verboden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.
De maker behoudt zich het recht voor deze voorwaarden op elk moment te wijzigen. De datum van de laatste wijziging staat bovenaan deze pagina.
Voortgezet gebruik van de applicatie na de inwerkingtreding impliceert aanvaarding van de nieuwe voorwaarden. Bij wijzigingen waarvoor een voorafgaande termijn geldt, kan de gebruiker die niet akkoord gaat het abonnement opzeggen vóór de inwerkingtreding.
Indien een bepaling van deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig, ongeldig of niet-afdwingbaar wordt verklaard door een bevoegde rechter, tast dit de geldigheid en afdwingbaarheid van de overige bepalingen niet aan. De ongeldige bepaling wordt vervangen door een geldige bepaling die zo nauw mogelijk aansluit bij de oorspronkelijke bedoeling.
Op deze voorwaarden en op elk geschil dat voortvloeit uit het gebruik van CoCoSplit is het Belgisch recht van toepassing. Bij geschillen zijn uitsluitend de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de woonplaats van de maker bevoegd, onverminderd het recht van de gebruiker als consument om zich te wenden tot de rechter van zijn of haar eigen woonplaats.
Alvorens een juridische procedure te starten, verbinden beide partijen zich ertoe te goeder trouw te proberen het geschil minnelijk op te lossen.
Voor vragen over deze voorwaarden, privacyverzoeken of klachten kan de gebruiker contact opnemen via het e-mailadres vermeld op de Over ons-pagina. De maker streeft ernaar om binnen 5 werkdagen te antwoorden.